Management de transition juridique et fonction Achats

Le Lien entre la Fonction Achats et la Fonction Juridique en Entreprise

Quels sont les enjeux juridiques de la fonction Achats ?

Les services Achats ont pour mission de réaliser les approvisionnements nécessaires à l’activité de l’entreprise ou du groupe. Ils doivent donc avoir une connaissance experte du marché de l’offre des biens ou services concernés. Les services Achats répondent tant aux besoins liés au processus de production (matières premières, outils, infrastructures…), qu’aux demandes des services internes (ordinateurs, logiciels, imprimantes, moyens de communication, etc.).

Quels sont les avantages de la fonction Achats pour l’entreprise ?

La dimension stratégique de la fonction Achats est variable selon l’activité de l’entreprise. Si elle est limitée dans le cadre d’une activité exclusivement administrative, elle peut constituer un puissant levier d’optimisation dans une entreprise industrielle. À tel point que certains groupes font le choix de confier la fonction Achats à une direction à part entière comprenant des professionnels aux profils variés. Les fournisseurs choisis doivent alors offrir un rapport qualité-prix optimal.

Comment la fonction juridique interagit et collabore avec la fonction Achats ?

La contractualisation des engagements avec les sous-traitants et fournisseurs s’accompagne souvent d’une certaine complexité juridique. Aussi, l’articulation entre fonction Achats et fonction juridique devient ici incontournable.

Les missions du service Achats

Le service Achats s’assure, en permanence, de l’approvisionnement suffisant en quantité et en qualité de l’ensemble des biens matériels et immatériels nécessaires à la poursuite des activités de l’entreprise et au bon fonctionnement de ses différents services. Il est ainsi garant de la continuité de l’activité de l’entreprise et sécurise les Achats, notamment en veillant au respect des délais de mise à disposition des produits et des conditions de livraison. Le service Achats est dirigé par un manager qui a sous sa responsabilité une équipe d’acheteurs ayant en charge divers portefeuilles spécialisés de contrats d’Achats de produits ou de prestations de services. Il tient à jour les tableaux de bords et de suivi.

Le service Achats procède aux appels d’offres utiles. Il négocie avec les sous-traitants et fournisseurs. Dans le cas où les produits achetés revêtent un intérêt stratégique et sont susceptibles d’offrir un avantage concurrentiel, la priorité est accordée à la qualité et au caractère innovant des biens fournis. Une fois les contrats conclus, le service ou la direction en charge des Achats entretient des liens étroits avec les fournisseurs. En fonction des évolutions du marché et des besoins, il initie, le cas échéant, les négociations ayant vocation à aboutir à une modification des cahiers des charges négociés initialement avec les sous-traitants. L’exigence d’adaptabilité est, en effet, au cœur de la fonction Achats.

Quelles sont les relations du service Achats avec les autres services au sein de l’entreprise ?

Le service Achats est également en relation constante avec les différentes divisions de l’entreprise et organise des procédures efficaces de remontée des besoins et demandes. Par ailleurs, il doit s’assurer du concours de la direction financière afin d’honorer l’ensemble des commandes et de celui de la direction juridique en ce qui concerne l’encadrement contractuel.

Comment la direction juridique peut-elle assister la fonction Achats et en quoi sont implication est-elle incontournable en matière de maîtrise des risques ?

La dimension juridique induite par la contractualisation avec les sous-traitants et les fournisseurs ne peut être négligée par les services Achats. En effet, le cadre législatif et réglementaire qui régit les contrats est souvent complexe. Il y a donc ici un enjeu important à prendre en compte en matière de maîtrise des risques. Pour autant, les acheteurs peuvent parfois se montrer réticents à l’idée de solliciter une direction juridique qu’ils estiment trop éloignée des impératifs du business ou insuffisamment disponible.

Comment arriver à une collaboration efficace entre la fonction juridique et la fonction Achats ?

Dans une démarche corporate, juristes et responsables des Achats doivent donc réaliser l’effort de faire un pas les uns en direction des autres. Si les acheteurs ont à prendre conscience de l’importance de conclure des contrats conformes à la réglementation en vigueur, les juristes ne doivent pas faire l’économie de la prise en compte des réalités du monde des affaires, notamment en acceptant d’engager de réelles négociations avec les fournisseurs. En effet, la direction juridique est parfois tentée de produire des modèles de contrats type faisant reposer toute la responsabilité sur les sous-traitants et fournisseurs. Si ces contrats sont trop déséquilibrés ils ne sont alors pas en adéquation avec les réalités économiques et les risques que les fournisseurs veulent prendre.

En tout état de cause ces négociations sont souvent très consommatrices de temps. Or les directions juridiques ont des ressources limitées.

À quel stade de la négociation, les services Achats doivent-ils faire intervenir la fonction juridique ?

Dans un souci d’efficacité, les services Achats de certaines entreprises associent les juristes de la direction juridique en les invitant à participer directement à la négociation des contrats et ce dès la première heure. Cet accompagnement permet de choisir rapidement le cadre contractuel le mieux adapté à la transaction.

Le métier de juriste Achats

Quel est le rôle du juriste Achats dans l’entreprise ?

Le juriste Achats apporte son assistance à l’ensemble des directions opérationnelles de l’entreprise pour toutes questions relevant du droit des contrats. Il peut être affecté à la direction juridique ou directement intégré à la direction des Achats.
En relation avec les services intéressés, le juriste Achats rédige les contrats conclus avec les sous-traitants et fournisseurs. Il procède à l’évaluation juridique des offres et livre un avis quant à l’opportunité stratégique et/ou économique de faire le choix de telle ou telle proposition. En charge de la veille juridique, il sensibilise l’ensemble des personnels aux grandes évolutions réglementaires et jurisprudentielles en matière de droit des contrats. Le cas échéant, il est force de proposition pour la mise en place d’un programme spécifique de formation.

Quel est le champ d’intervention du juriste Achats ?

Le champ d’intervention du juriste Achats dépend de la taille de l’entreprise et de son secteur d’activité. Dans une PME ou une TPE, ce professionnel du droit est souvent le référent unique pour les affaires relatives au droit des contrats. Dans les grands groupes, il sera souvent appelé à intervenir exclusivement dans un domaine spécialisé : contrats relevant du droit international, du droit de la propriété industrielle, du droit de la propriété intellectuelle…

Quelles sont les compétences nécessaires pour être un bon juriste Achats ?

En raison des nombreuses évolutions réglementaires concernant la protection des données personnelles et de la digitalisation d’une part importante de l’activité des entreprises, le profil de juristes expérimentés dans le domaine du droit applicable aux contrats d’Achats de prestations informatiques est aujourd’hui très prisé.

Dans la grande majorité des cas, le juriste Achats est titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bac +4 / Bac +5 sanctionnant un cycle d’études en droit privé ou en droit des affaires. Il dispose d’une solide connaissance du monde de l’entreprise et d’une vraie aptitude à la négociation.

Que faire lorsque la fonction juriste Achat n’existe pas pas dans l’entreprise ? Le manager de transition juriste Achats est-il alors une solution efficace et rapide pour pallier ce besoin et permettre à la direction juridique de rester concentrer sur les transactions commerciales ?

Aujourd’hui, toutes les entreprises se doivent de prendre en compte la fonction juridique dans leur processus d’Achats. Selon les modalités définies à l’échelle du groupe, juristes et acheteurs travaillent de concert afin de concilier maîtrise des risques et business. En faisant l’impasse sur cette collaboration indispensable, ils exposeraient leur société à de lourdes sanctions financières ainsi qu’à une détérioration de son image dans un contexte très concurrentiel.

Dans ces conditions il arrive fréquemment que la Direction Juridique ait à faire face à un nombre de contrats d’achat à traiter si important qu’elle doit dédier un ou plusieurs juristes internes à cette seule tache. La direction juridique perd alors des juristes spécialisés en contrats initialement dédiés à l’accompagnement des commerciaux et à la vente des services ou des produits de l’entreprise, activité naturellement privilégiée par une direction générale.

Afin de pallier ce manque de ressource et de pouvoir assurer un traitement optimal des contrats Achats, tout en gardant la direction juridique concentrée sur des taches qui peuvent être jugées prioritaires, la solution la plus efficace réside dans le management de transition, si un recrutement n’est pas envisageable rapidement.

Quels sont les avantages du manager de transition juriste Achats ?

Un avocat ou un juriste en détachement, pour une mission, pourra aider immédiatement les équipes Achats en les faisant bénéficier d’une expertise technique forte, acquise en cabinets ou dans d’autres sociétés. Par exemple, sa connaissance générale des rapports de force entre acheteurs de tel ou tel type d’entreprise et fournisseurs de tel ou tel service ou produit, apportera une valeur ajoutée non négligeable pour l’équipe de négociation.

La dépense budgétaire que représente un manager de transition juridique sera rapidement absorbée compte tenu du confort immédiat apporté à la fois au Directeur Juridique et au Directeur des Achats.

Le cabinet DESCLÈVES & Associés, depuis 2015, a déjà réalisé avec succès de nombreuses missions de management transition pour des postes de juriste Achats, dans des ETI, des grandes sociétés françaises et étrangères, qui étaient précisément confrontées à ces problématiques et à ces enjeux.

Rédaction sous la supervision d’A. Desclèves.

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