Relever le défi de la digitalisation de la fonction juridique

Les challenges numériques des directions juridiques

Afin de faire face à une inflation réglementaire ainsi qu’à un contexte de grande concurrence, la fonction juridique est devenue un élément essentiel dans la vie des groupes et des entreprises. Elle impacte désormais fortement les décisions stratégiques. La fonction juridique est mise en œuvre par la direction juridique qui s’efforce de répondre aux demandes des clients tout en s’employant à sensibiliser l’ensemble des services à la nécessité de respecter les règlements et codes de conduite créés à l’échelle de l’entreprise. Cette direction réalise aussi les opérations de mise en conformité avec la législation en vigueur. La fonction juridique peut être en partie externalisée au profit de cabinets d’avocats, notamment en cas de contentieux ou pour l’analyse de points de droit particuliers. Loin de constituer une entrave à la bonne marche des affaires, le respect des règles de droit doit être appréhendé comme un levier de développement facilitant le business et la performance. Dans ce cadre, la digitalisation fait partie des outils au service de l’exercice de la fonction juridique. En effet, elle participe à une amélioration sensible de la circulation de l’information, à l’optimisation des temps d’intervention ainsi qu’à la sécurisation des processus internes. Faisons le point sur les chantiers de digitalisation à mettre en œuvre.

Les apports du digital à la fonction juridique

Des plus grands groupes aux petites et moyennes entreprises, le numérique tient déjà une place importante dans l’activité des acteurs économiques. La transformation digitale est également d’actualité pour les métiers du droit qui ont désormais accès à de nombreux outils de Legaltech. Ces derniers contribuent à maîtriser plus efficacement les risques ainsi qu’à automatiser certains processus internes. Ainsi, les entreprises enregistrent des gains de temps importants dans le cadre de leur activité quotidienne. Cela permet au capital humain de se consacrer principalement aux missions à forte valeur ajoutée.

La dématérialisation des documents, des processus et des actes juridiques émis par les différents services de l’entreprise va permettre une amélioration notable de la productivité. D’autres outils numériques facilitent les échanges et la collaboration avec les filiales du groupe basées en France ou à l’étranger ainsi qu’avec les partenaires juridiques externes (avocats…). Par ailleurs, les instruments destinés à la veille juridique ont vocation à conduire à une meilleure anticipation des changements législatifs et réglementaires.

Dresser un état des lieux

Avant de lancer un chantier de transformation digitale, il convient d’évaluer les dispositifs existants. Cette phase nécessite une forte impulsion de la direction puisque l’ensemble des services du groupe va être associé et sollicité afin de faire part de ses observations. En outre, le département informatique aura un rôle important à jouer pour l’évaluation des outils numériques déjà à disposition et la définition des besoins nouveaux en Legaltech.

Un inventaire des processus et documents juridiques faisant déjà l’objet d’une dématérialisation est établi. Une attention particulière doit être portée à l’analyse des dispositifs déjà en place. Quels outils nécessitent l’exécution de fastidieuses opérations de saisie ? Les contrats sont-ils entièrement dématérialisés de la négociation jusqu’à l’archivage ? A-t-on recours à la signature électronique ?

Une cartographie des risques est réalisée à l’échelle de l’entreprise. Les données et procédures les plus sensibles sont identifiées et localisées. La législation récente oriente souvent avec précision les objectifs qui doivent être poursuivis par les entreprises. C’est le cas, par exemple, du règlement européen pour la protection des données (RGPD) ou encore de la loi Sapin 2 relative à la lutte contre la corruption et le blanchiment qui requiert la mise en place des procédures régulières d’évaluation ainsi que des dispositifs d’alerte et de suivi.

En matière de prévision et d’anticipation de situations contentieuses ou précontentieuses, le recours à des logiciels de justice prédictive permet, grâce à la Big Data et aux algorithmes qui fouillent dans toute la jurisprudence, de calculer les chances de réussite d’un dossier.

Les nouvelles applications d’IA basées sur le Traitement du Langage Naturel (TLN) sont également très utiles, appliquées par exemple à la traduction automatique de contrats dans une ou plusieurs langues étrangères. En recourant à ces outils, les sociétés internationales évitent ainsi de faire appel à des traducteurs humains, opération souvent coûteuse et chronophage.

Quant aux outils intelligents de gestion électronique des données (GED) qui permettent de gérer le cycle de vie d’un document électronique (de sa création, son stockage, son partage, à son archivage ou destruction le cas échéant), ils participent aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échange d’informations.

En outre, les systèmes numériques de partage et de remontée de l’information permettent de rendre efficients les procédures et autres codes de conduite définis à l’échelle de l’entreprise. Des retours sur expérience sont organisés fréquemment afin d’éviter l’installation d’une routine générée par une automatisation importante.

Faire de la digitalisation de la fonction juridique
un levier de développement pour l’entreprise

L’état des lieux réalisé au préalable doit permettre de définir des processus relevant de la fonction juridique et susceptibles de constituer des leviers d’optimisation.

En fonction des besoins exprimés par la direction juridique et des attentes des clients internes, le département informatique propose les outils numériques à acquérir en vue d’atteindre les objectifs fixés. La formation des personnels revêt ensuite une grande importance. Le cas échéant, il sera fait appel à des prestataires extérieurs en vue de former les juristes présents dans l’entreprise.

En fonction de la nature de l’activité de la société et de la place prise par la digitalisation, les transformations opérées dans l’exercice de la fonction juridique orienteront de manière variable la politique de recrutement des nouveaux personnels. Certaines fonctions (DPO, Data Scientists…) nécessitent, en effet, de s’assurer le concours de professionnels disposant de compétences en informatique et en gestion des données.

Par ailleurs, la transformation digitale peut susciter des doutes et même des craintes au sein de l’entreprise. Il est donc crucial de faire la démonstration à l’ensemble des collaborateurs qu’il ne s’agit que d’outils et pas de substituts mettant en péril le devenir des professionnels. L’efficacité des instruments de Legaltech est conditionnée à leur alimentation régulière en données et informations. Leur utilisation requiert donc l’adhésion des professionnels du droit qui doivent être convaincus que la dématérialisation et l’automatisation des procédures permettront de dégager du temps pour la réalisation de missions à haute valeur ajoutée. Les compétences des juristes de l’entreprise peuvent ainsi être pleinement mobilisées.

Dans le contexte actuel, la fonction juridique ne doit pas être séparée de la fonction économique. Sa transformation digitale est à appréhender comme un chantier devenu indispensable dans un environnement très concurrentiel. La sécurisation et la rationalisation des processus ainsi que l’optimisation des délais d’intervention sont, en effet, des préalables qui participent à la performance d’une direction.

Rédaction sous la supervision d’A. Desclèves.

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